Como ter uma Reunião de Sucesso

Um dos momentos mais tenebrosos de quando trabalhava em grandes empresas acontecia quando ao abrir minha caixa de entrada, me deparava com diversos convites de agendamento para reuniões. Eu me perguntava pra que tanta reunião? Qual o sentido? Não me leve a mal. Eu super defendo uma comunicação contínua, transparente e ágil, mas normalmente reuniões não têm nada disso. São momentos tediosos nos quais os participantes chegam atrasados e despreparados, os minutos passam em um ritmo interminável, tanto se discute e pouca coisa importante se decide. Será que algo assim também acontece com você? Você já terminou alguma reunião e sentiu que tanto se falou e nada foi decidido? Ou talvez tanto se decidiu, mas na realidade nada de importante se materializou nos dias ou semanas seguintes?

Ao longo dos anos percebi que muitos desses padrões negativos se repetiam, mesmo fora das grandes empresas. Eles muitas vezes aconteciam de forma inconsciente, e podiam ser substituídos por padrões mais saudáveis.

Se você se identificou com essas dores, vou compartilhar 4 dicas para uma reunião eficaz.

1. **Defina (ou exija) uma Pauta para a reunião**: Não organize uma reunião ou aceite um convite sem que exista uma pauta com os tópicos a serem tratados. Confie em mim quando digo que se não existirem objetivos, seu encontro provavelmente não vai ser bem sucedido, afinal, como se pode medir o sucesso de uma reunião sem objetivos? Sem objetivos, as reuniões tendem a se tornar verdadeiros barcos à deriva em alto-mar.

A pauta deve ser compartilhada antecipadamente, o que significa dias antes do encontro, assim todos terão a oportunidade de se preparar e contribuir.

2. **Defina um Organizador**: Já tive inúmeras experiências de reuniões que 30 minutos antes do inicio, não sabíamos onde ela iria ocorrer e se realmente iria acontecer. Não importa quem seja, tenha sempre alguém que centralize a organização da reunião e seja responsável em encontrar o melhor horário em comum dos participantes, em facilitar a comunicação, e em garantir que todos confirmem suas presenças. Em reuniões, principalmente naquelas com mais de 5 pessoas, isso é imprescindível. Alguém vai atrasar? O organizador é o ponto de contato!

3. **Utilize a tecnologia para facilitar sua vida**: Eu atualmente não tenho nenhuma reunião sem que seja agendada em meu calendário online e compartilhada com todos os participantes. Eu pessoalmente gosto do Google Calendar. Além de gratuito, ele traz transparência a todos a respeito dos horários, localização, e conta com funções extras como notas, e automaticamente cria um link para videoconferências.

4. **Seja pontual**: Por ter morado por muito tempo fora do Brazil, me acostumei com a pontualidade. Infelizmente, este é um dos grandes desafios que encontramos na nossa cultura, mas garanto que ser pontual traz benefícios a todos. A menos que somente 50% dos participante estejam presentes, inicie suas reuniões de forma pontual, no horário acordado! Não existe desculpa para não fazê-lo. Está preso no trânsito? Pare o carro e utilize o link para conexão remota da Dica #3. Se a presença foi confirmada pelo Organizador (Dica #2), não tem razão para que a pontualidade não aconteça. Ser pontual mostra respeito aos participantes que chegaram no horário.

Alías, chegar no horário não é suficiente, ao meu ver. Chegue antes! Marcou a reunião para as 15.00? Se programe para chegar às 14.45. Mostre que você valoriza o seu tempo e o dos outros!

E o que você achou dessas 4 dicas? Compartilhe comigo a sua melhor dica para uma Reunião Eficaz!